Para criar uma planilha de gastos, abra o Excel ou o Google Sheets, monte cinco colunas essenciais — Data, Categoria, Descrição, Valor e Tipo (receita ou despesa) — e use a função SOMASE para somar cada categoria automaticamente. Se preferir não começar do zero, você pode baixar modelos grátis na galeria do Google Sheets (“Orçamento mensal”) ou no Microsoft Excel, que já vêm com fórmulas e gráficos prontos. Então, vamos montar a sua do jeito certo — leia até o final, porque separamos um passo a passo completo e uma tabela com a estrutura ideal.
Última atualização: 1 de julho de 2026 — por Carlos Eduardo.
- 1 Por que montar uma planilha de gastos vale a pena
- 2 A estrutura ideal: quais colunas usar
- 3 Passo a passo: como montar sua planilha de gastos do zero
- 4 Onde baixar modelos de planilha de gastos grátis
- 5 Planilha ou aplicativo? Veja a comparação
- 6 Dicas para manter a planilha de gastos em dia
- 7 Perguntas frequentes
- 8 Fontes
Por que montar uma planilha de gastos vale a pena
Antes de tudo, vale entender o motivo. Uma planilha de gastos é simplesmente um registro organizado de tudo o que entra e sai do seu bolso. Porém, ela vai muito além de anotar números: ela mostra, de forma visual, para onde o seu dinheiro está indo. Assim, você identifica gastos invisíveis, aqueles pequenos valores que somados no fim do mês surpreendem qualquer um.
Por isso, tanto o Excel quanto o Google Sheets são ótimas escolhas. O Excel roda no seu computador e é potente para quem já tem o Office. Já o Google Sheets é gratuito, funciona no navegador e sincroniza tudo na nuvem, então você acessa sua planilha de gastos do celular a qualquer hora. Dessa maneira, você escolhe a ferramenta que melhor se encaixa na sua rotina.
A estrutura ideal: quais colunas usar
Uma boa planilha de gastos começa com colunas bem definidas. Com isso, cada lançamento fica padronizado e as fórmulas funcionam sem erro. Portanto, recomendamos a seguinte estrutura como ponto de partida:
| Coluna | O que registrar | Exemplo |
|---|---|---|
| Data | Dia em que o gasto ou a receita ocorreu | 05/07/2026 |
| Categoria | Grupo do lançamento (Alimentação, Transporte, Moradia…) | Alimentação |
| Descrição | Detalhe curto do que foi | Supermercado |
| Valor | Quantia em reais (só números) | 247,90 |
| Tipo | Se é “Receita” ou “Despesa” | Despesa |
Dessa forma, você consegue filtrar, somar e cruzar os dados com facilidade. Além disso, separar receita de despesa numa coluna própria permite calcular o saldo do mês em segundos.
Passo a passo: como montar sua planilha de gastos do zero
Agora vamos à parte prática. O caminho abaixo funciona tanto no Google Sheets quanto no Excel, com pequenas diferenças de menu. Siga na ordem:
- Primeiro, crie a planilha. No Google Sheets, acesse sheets.google.com e clique em “Em branco”. No Excel, abra o programa e escolha “Pasta de trabalho em branco”.
- Em seguida, monte o cabeçalho. Na primeira linha, digite as cinco colunas: Data, Categoria, Descrição, Valor e Tipo. Depois, deixe essa linha em negrito para diferenciá-la dos lançamentos.
- Depois, formate a coluna Valor como moeda. Selecione a coluna, vá em Formatar > Número > Moeda (no Google Sheets) ou clique no botão de moeda na aba Início (no Excel). Assim, os valores aparecem já com “R$”.
- Então, lance seus gastos. Preencha cada linha à medida que gasta ou recebe. Quanto mais constante você for, mais fiel fica o retrato das suas finanças.
- Agora, some por categoria com a função SOMASE. Em uma célula separada, escreva =SOMASE(B:B;”Alimentação”;D:D) — onde B é a coluna Categoria e D é a coluna Valor. Com isso, o total de cada categoria aparece automaticamente. A sintaxe oficial é =SOMASE(intervalo; critério; intervalo_soma), confirmada na ajuda do Google.
- Por fim, crie um gráfico simples. Selecione a tabela de totais por categoria, vá em Inserir > Gráfico e escolha o modelo de pizza ou de colunas. Portanto, num relance você enxerga onde mora a maior parte dos seus gastos.
Pronto: em poucos minutos você tem uma planilha de gastos viva, que se atualiza sozinha conforme você preenche. E se quiser trabalhar mais rápido no Excel, vale conhecer os atalhos do Excel que aceleram cada lançamento.
SOMASE (SUMIF): a fórmula que faz o trabalho pesado
A função SOMASE — chamada de SUMIF em inglês — soma apenas os valores que atendem a um critério. Ou seja, ela olha para a coluna Categoria, encontra tudo que for “Transporte”, por exemplo, e soma só esses valores. Por isso, é o coração de qualquer planilha de controle financeiro. Vale lembrar que a SOMASE trabalha com um único critério; quando precisar de mais condições, use a SOMASES (SUMIFS), que aceita vários filtros ao mesmo tempo.
Onde baixar modelos de planilha de gastos grátis
Se você prefere pular a montagem, existem modelos gratuitos e confiáveis. Então, separamos as três opções mais práticas para o público brasileiro:
- Galeria do Google Sheets. Ao criar uma nova planilha, clique em Galeria de modelos no topo. Lá você encontra os modelos “Orçamento mensal” e “Orçamento anual”, que já trazem abas de resumo e gráficos que se atualizam sozinhos. Tudo grátis, bastando ter uma conta Google.
- Modelos do Microsoft Excel. No Excel, vá em Arquivo > Novo e digite “orçamento” na busca. Assim, aparecem modelos como “Orçamento pessoal mensal” e “Orçamento familiar”, já com fórmulas e categorias prontas. Também há opções online e gratuitas no site Microsoft Create.
- Vertex42. É um site em inglês, porém consagrado, com modelos gratuitos de orçamento pessoal, mensal e familiar. Segundo o próprio site, os arquivos funcionam no Excel e também no Google Sheets, então dá para usar mesmo sem o Office.
Dessa maneira, você tem por onde começar sem gastar nada. E uma dica extra: se receber um modelo em PDF e quiser editá-lo numa planilha, dá para converter o PDF para Word primeiro ou usar nossa ferramenta para converter PDF em outros formatos.
Planilha ou aplicativo? Veja a comparação
Muita gente se pergunta se vale mais a pena a planilha ou um app de finanças. Na verdade, cada um serve a um perfil. Portanto, veja lado a lado:
| Critério | Excel | Google Sheets | Aplicativo (ex.: Mobills) |
|---|---|---|---|
| Custo | Precisa do Office | Grátis | Versão grátis + planos pagos |
| Acesso pelo celular | Requer app Excel | Sim, pelo navegador ou app | Sim, feito para celular |
| Personalização | Total | Total | Limitada ao app |
| Lançamento automático | Manual | Manual | Pode importar do banco |
| Ideal para | Quem gosta de fórmulas | Quem quer grátis e na nuvem | Quem quer praticidade |
Assim, se você curte controlar cada detalhe, a planilha ganha. Porém, se a rotina é corrida e você quer registrar gastos direto do celular, um aplicativo de finanças pessoais como o Mobills ou o Organizze pode ajudar. O Mobills oferece uma versão gratuita bem completa para o básico, enquanto o Organizze funciona principalmente por assinatura após um período de teste — por isso, vale conferir os preços atualizados direto nos apps antes de decidir.
Dicas para manter a planilha de gastos em dia
Montar é fácil; o desafio é manter. Então, separamos alguns hábitos que fazem a diferença:
- Registre na hora. Anote o gasto assim que ele acontece, para não esquecer. Com isso, a planilha nunca fica desatualizada.
- Use poucas categorias. Cinco ou seis grupos bastam. Categorias demais só atrapalham a leitura.
- Revise no fim do mês. Reserve dez minutos para olhar os gráficos e comparar receita e despesa. Dessa forma, você ajusta o rumo antes que o mês seguinte comece.
- Faça backup. No Google Sheets isso é automático; no Excel, salve uma cópia na nuvem. Portanto, você nunca perde o histórico.
Com esses cuidados, sua planilha de gastos deixa de ser só uma tabela e vira uma ferramenta real de controle financeiro. E se quiser turbinar sua produtividade no computador, dê uma olhada nos atalhos de teclado do Windows para navegar entre as janelas com agilidade enquanto organiza suas finanças.
Perguntas frequentes
Como criar uma planilha de gastos do zero?
Abra o Excel ou o Google Sheets e crie cinco colunas: Data, Categoria, Descrição, Valor e Tipo (receita ou despesa). Depois, use a função SOMASE para somar cada categoria automaticamente e insira um gráfico simples para visualizar os totais.
Qual a diferença entre planilha de gastos no Excel e no Google Sheets?
O Excel roda no computador e é robusto para quem já tem o Office. O Google Sheets é gratuito, funciona no navegador e sincroniza na nuvem, então você acessa a planilha pelo celular a qualquer momento. As fórmulas, como a SOMASE, funcionam quase igual nos dois.
Onde baixar modelos de planilha de gastos grátis?
Você encontra modelos gratuitos na Galeria de modelos do Google Sheets (opções 'Orçamento mensal' e 'Orçamento anual'), no Microsoft Excel em Arquivo > Novo buscando por 'orçamento', e no site Vertex42, que oferece planilhas gratuitas compatíveis com Excel e Google Sheets.
Qual função soma os gastos por categoria?
É a função SOMASE (SUMIF em inglês). A sintaxe é =SOMASE(intervalo; critério; intervalo_soma). Ela soma apenas os valores que atendem a um critério, como todos os lançamentos da categoria 'Alimentação'. Para vários critérios, use a SOMASES.
É melhor usar planilha ou aplicativo de finanças?
Depende do perfil. A planilha oferece personalização total e é ideal para quem gosta de controlar cada detalhe. Aplicativos como Mobills ou Organizze são mais práticos para registrar gastos pelo celular, mas recursos avançados costumam exigir plano pago.
Fontes
- SOMASE – Ajuda do Editores de Documentos Google
- Modelos de orçamento gratuitos para Excel – Microsoft
- Budget Templates for Excel – Vertex42
- SOMASES – Ajuda do Editores de Documentos Google
Carlos Eduardo é engenheiro em formação, escritor e tradutor freelancer (fluente em 4 idiomas), na equipe do Dicas Zone desde 2024. Especializado em Windows, Mac, software, ferramentas online e segurança, escreve tutoriais didáticos e guiados, passo a passo. Nas horas livres, gosta de jogar xadrez e observar a natureza.
